Chức năng và nhiệm vụ Văn phòng Sở

Văn phòng Sở là đơn vị thuộc cơ quan Sở Xây dựng, có chức năng tham mưu cho Ban giám đốc Sở trong lĩnh vực:

1. Công tác cải cách hành chính :

a) Nghiên cứu chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của Chính phủ và Uỷ ban nhân dân thành phố để tham mưu, đề xuất việc triển khai thực hiện trong Sở.

b) Dự thảo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính hàng năm, 5 năm trình Giám đốc Sở ban hành. Chủ trì phối hợp với các phòng, ban cơ quan nghiên cứu, đề xuất các nội dung, hình thức cải cách hành chính thuộc các lĩnh vực chuyên môn và nghiệp vụ hành chính liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Sở.

c) Thực hiện chế độ báo cáo về công tác cải cách hành chính; thực hiện các chỉ đạo của Giám đốc Sở về công tác cải cách hành chính.

2. Công tác tổng hợp :

a) Theo dõi, tổng hợp lập báo cáo tuần của Sở và các báo cáo chuyên đề khác theo chỉ đạo của Giám đốc Sở. Theo dõi, đôn đốc các phòng, ban đơn vị thực hiện các nội dung chỉ đạo của Giám đốc Sở.

b) Phối hợp với các phòng, ban chuẩn bị tài liệu, nội dung các cuộc họp để Ban Giám đốc Sở chủ trì hoặc dự họp; bố trí lịch tuần của Sở, lịch làm việc của Ban Giám đốc Sở.

c) Tổng hợp báo cáo kết quả giải quyết các loại văn bản theo chỉ đạo của Ban Giám đốc Sở chuyển đến các phòng, ban thực hiện.

3. Công tác pháp chế :

3.1/ Về công tác xây dựng pháp luật.

a) Chủ trì, phối hợp với các phòng- ban liên quan giúp Giám đốc Sở đề xuất chương trình xây dựng dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố liên quan đến ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Sở Xây dựng;

b) Đối với các văn bản quy phạm pháp luật: phòng, ban, đơn vị dự thảo văn bản, lấy ý kiến góp ý và hoàn chỉnh lại dự thảo, dự thảo văn bản trình Giám đốc Sở ký gửi Sở Tư pháp thẩm định. Đối với trường hợp dự thảo văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính thì phòng, ban, đơn vị phải thực hiện đánh giá tác động thủ tục đó theo 04 tiêu chí (sự cần thiết, tính hợp lý, tính hợp pháp và chi phí tuân thủ thấp nhất). Văn bản quy phạm pháp luật khi soạn thảo xong trình Giám đốc Sở ký gửi Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố (Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính) cho ý kiến trước khi gửi Sở Tư pháp thẩm định.

Sau khi có văn bản thẩm định của Sở Tư pháp, các phòng- ban chủ trì soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật có báo cáo về việc tiếp thu ý kiến thẩm định của Sở Tư pháp, dự thảo tờ trình trình Ủy ban nhân dân thành phố kèm dự thảo văn bản gửi về Văn phòng Sở để Văn phòng Sở dự thảo Quyết định công bố thủ tục hành chính trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố. Sau khi Ủy ban nhân dân thành phố ban hành văn bản quy phạm pháp luật, toàn bộ hồ sơ của quá trình soạn thảo văn bản được lưu trữ tại Văn phòng Sở.

c) Tham gia soạn thảo một số văn bản quy phạm pháp luật theo sự phân công của Giám đốc Sở;

d) Tham gia ý kiến đối với dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các phòng- ban khác soạn thảo trước khi trình Giám đốc Sở xem xét, quyết định việc đề nghị Sở Tư pháp thẩm định;

đ) Phối hợp với các phòng- ban liên quan giúp Giám đốc Sở góp ý dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan khác gửi lấy ý kiến.

3.2/ Về công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật.

a) Chủ trì, phối hợp với các phòng - ban có liên quan thường xuyên rà soát, định kỳ hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Sở Xây dựng;

b) Định kỳ 6 tháng, hàng năm xây dựng báo cáo trình Giám đốc Sở gửi Sở Tư pháp để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân thành phố về kết quả rà soát văn bản quy phạm pháp luật và đề xuất phương án xử lý những văn bản quy phạm pháp luật mâu thuẫn, chồng chéo, trái pháp luật hoặc không còn phù hợp.

3.3/ Về công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật.

a) Chủ trì giúp Giám đốc Sở phối hợp với Sở Tư pháp kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của pháp luật;

b) Xây dựng báo cáo kết quả kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật trình Giám đốc Sở để gửi Sở Tư pháp tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố.

3.4/ Về công tác phổ biến, giáo dục pháp luật.

a) Chủ trì, phối hợp với các phòng- ban liên quan lập kế hoạch, tổ chức phổ biến, giáo dục pháp luật dài hạn, hàng năm trong phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Sở Xây dựng trình Giám đốc Sở phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt;

b) Chủ trì và phối hợp với các phòng- ban tổ chức xây dựng, quản lý và khai thác tủ sách pháp luật tại cơ quan;

c) Chủ trì và phối hợp với các phòng- ban tham mưu, giúp Giám đốc Sở định kỳ 6 tháng, hàng năm tiến hành kiểm tra, tổng kết tình hình thực hiện công tác phổ biến, giáo dục pháp luật; báo cáo Sở Tư pháp về kết quả công tác phổ biến, giáo dục pháp luật để Sở Tư pháp tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố, Bộ Tư pháp.

3.5/ Về công tác theo dõi tình hình thi hành pháp luật và kiểm tra việc thực hiện pháp luật.

a) Chủ trì, phối hợp với các phòng- ban liên quan giúp Giám đốc Sở thực hiện công tác kiểm tra theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Sở Xây dựng theo sự phân công của Ủy ban nhân dân thành phố;

b) Chủ trì, phối hợp với các phòng- ban liên quan giúp Giám đốc Sở đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện pháp luật;

c) Chủ trì dự thảo báo cáo kết quả theo dõi tình hình thi hành pháp luật và kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Sở trình Giám đốc Sở Xây dựng gửi Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố.

3.6/ Về công tác bồi thường của Nhà nước.

Chủ trì, phối hợp với phòng- ban liên quan giúp Giám đốc Sở Xây dựng thực hiện công tác bồi thường của Nhà nước theo quy định của pháp luật.

3.7/ Về công tác hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp.

Chủ trì giúp Giám đốc Sở Xây dựng phối hợp với Sở Tư pháp trong việc thực hiện hoạt động hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

3.8/ Về công tác tham mưu về các vấn đề pháp lý và tham gia tố tụng.

a) Tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với các quyết định, văn bản chỉ đạo, điều hành quan trọng theo chỉ đạo của Giám đốc Sở Xây dựng;

b) Chủ trì, phối hợp với các phòng- ban liên quan tham mưu trình Giám đốc Sở về các vấn đề pháp lý khi tham gia tố tụng để bảo vệ lợi ích hợp pháp của cơ quan theo quy định của pháp luật;

c) Chủ trì, phối hợp với các phòng- ban có liên quan tham gia xử lý, đề xuất, kiến nghị các biện pháp phòng ngừa, khắc phục hậu quả các vi phạm pháp luật, nội quy, quy chế theo sự phân công của Giám đốc Sở Xây dựng.

3.9/ Thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính theo Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính.

a) Thiết lập hệ thống đầu mối thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính; phối hợp xử lý tiếp nhận, phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính.

b) Phối hợp phòng- ban thực hiện thống kê các thủ tục hành chính mới ban hành, sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ hoặc bãi bỏ; công bố và cập nhật đầy đủ các thông tin về thủ tục hành chính trên trang thông tin điện tử của Sở Xây dựng và thực hiện niêm yết Bộ Thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của Sở Xây dựng; công khai, minh bạch các thông tin về thủ tục hành chính đã được Ủy ban nhân dân thành phố công bố nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức dễ tiếp cận, dễ khai thác và sử dụng.

c) Phối hợp phòng- ban thực hiện rà soát các quy trình, thủ tục hành chính theo chuyên đề, kế hoạch hàng năm của Ủy ban nhân dân thành phố; theo chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ hoặc phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính đang gây bức xúc, cản trở hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống của cá nhân, tổ chức đã được công bố thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Xây dựng theo tiêu chí: sự cần thiết, tính hợp lý, tính hợp pháp và tính hiệu quả. Trên cơ sở kết quả rà soát kịp thời kiến nghị Ủy ban nhân dân thành phố sửa đổi những thủ tục hành chính chưa chính xác; bãi bỏ những thủ tục hành chính mà văn bản quy định đã hết hiệu lực hoặc đã có văn bản mới thay thế, bổ sung, công bố kịp thời các thủ tục hành chính còn thiếu hoặc mới ban hành thuộc thẩm quyền ban hành của Ủy ban nhân dân thành phố.

d) Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo định kỳ về kết quả thực hiện hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính; tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính.

đ) Xây dựng kế hoạch trình Giám đốc Sở phê duyệt công tác kiểm tra, kiểm soát thủ tục hành chính tại Sở Xây dựng định kỳ hàng quý hoặc đột xuất nhằm phát hiện kịp thời các sai sót của phòng- ban, cán bộ công chức khi thực hiện thủ tục hành chính.

4. Công tác văn thư - lưu trữ :

a) Thực hiện việc tiếp nhận, phân loại và luân chuyển các loại văn bản đến, kiểm tra việc phát hành các loại văn bản của Sở theo đúng quy định về thể thức, trình tự và thẩm quyền ban hành;

b) Kiểm tra, theo dõi quá trình thực hiện các văn bản chỉ đạo của Ban Giám đốc Sở.

c) Lưu trữ bản chính các loại văn bản quan trọng và thống nhất quản lý khai thác sử dụng các loại văn bản, tài liệu lưu trữ của Sở theo đúng quy định của Nhà nước.

d) Thực hiện chứng thực, sao lục bản chính các loại văn bản do Sở phát hành.

đ) Quản lý, sử dụng dấu, mộc theo quy định pháp luật.

e) Thực hiện chế độ bảo mật các loại văn bản đến, văn bản phát hành của Sở; quản lý các văn bản tài liệu mật theo chỉ đạo của Giám đốc Sở; thực hiện đúng các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

5. Công tác công nghệ thông tin :

a) Tổ chức thực hiện việc quản lý hệ thống mạng thông tin nội bộ và trang Web của Sở; đề xuất các giải pháp tin học hoá trong quản lý các hoạt động của Sở.

b) Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng các công nghệ mới trong hệ thống quản lý thông tin của Sở.

c) Theo dõi việc thực hiện ISO của Sở; kiểm tra việc quản lý sử dụng máy tính và an ninh mạng nội bộ.

d) Đề xuất trang bị, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị máy tính cho các phòng, ban cơ quan.

6. Công tác Tài chính – Kế toán :

a) Thực hiện công tác kế toán – tài chính theo đúng quy định của pháp luật. Theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra công tác tài chính của các đơn vị trực thuộc.

b) Tham mưu Giám đốc Sở thực hiện cơ chế tự chủ kinh phí hành chính sự nghiệp; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong toàn Sở.

c) Thực hiện chế độ báo cáo về tài chính theo quy định và theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

d) Lập kế hoạch sử dụng ngân sách hàng năm trình Giám đốc Sở phê duyệt và theo dõi quá trình tổ chức triển khai thực hiện.

đ) Thực hiện việc kiểm tra tài chính, thẩm tra các báo cáo tài chính của các đơn vị thuộc Sở.

e) Thực hiện các quy định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các phòng, ban; đơn vị sự nghiệp thuộc Sở.

7. Công tác quản trị :

a) Thực hiện công tác phòng, chống lụt, bão; phòng cháy và chữa cháy tại cơ quan Sở;

b) Quản lý tài sản, trang thiết bị, dụng cụ phương tiện làm việc; cấp phát văn phòng phẩm; in ấn tài liệu, đảm bảo phục vụ cho các hội nghị, cuộc họp; đảm bảo vệ sinh chung trong cơ quan.

c) Theo dõi, kiểm tra đề xuất thay thế, sử dụng và mua sắm các loại vật tư, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và dụng cụ làm việc cho các phòng, ban cơ quan theo quy định của nhà nước.

d) Phối hợp với phòng, ban dự trù kế hoạch mua sắm, cung cấp các phương tiện, trang bị, dụng cụ làm việc cơ quan.

đ) Thực hiện việc kiểm kê tài sản định kỳ hàng năm.

e) Quản lý, bảo hành, sửa chữa hệ thống điện, nước, điện thoại đảm bảo phục vụ cho các hoạt động thường xuyên, liên tục của cơ quan Sở.

g) Kiểm tra nơi làm việc của các phòng, ban để bố trí hợp lý, đảm bảo tiết kiệm điện, nước, điện thoại tại cơ quan Sở.

8. Công tác tiếp nhận và trả hồ sơ :

a) Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ cho cá nhân, tổ chức đến nộp tại Sở theo cơ chế một cửa.

b) Theo dõi hồ sơ đầu vào và đầu ra, kiểm tra quá trình thụ lý hồ sơ của các phòng, ban, tổng hợp và báo cáo kịp thời những hồ sơ tồn động, vướng mắc để Ban Giám đốc Sở xử lý.

c) Phối hợp với các phòng chuyên môn hướng dẫn thủ tục hành chính cho cá nhân và các tổ chức đến liên hệ công việc tại Sở.

d) Phát phiếu thăm dò và tổng hợp các ý kiến góp ý của khách hàng để báo cáo Ban Giám đốc Sở.

9. Công tác bảo vệ cơ quan :

a) Chủ trì phối hợp với các phòng, ban cơ quan thực hiện công tác phòng không nhân dân tại trụ sở cơ quan Sở.

b) Chủ trì phối hợp với các phòng, ban cơ quan xây dựng kế hoạch bảo vệ cơ quan, phương án phòng chống khủng bố tại cơ quan Sở.

c) Bảo vệ và giữ gìn trật tự an toàn cơ quan Sở; quản lý người và các phương tiện, tài sản, trang thiết bị ra vào cơ quan.

d) Làm nòng cốt của Đội Phòng cháy và chữa cháy cơ quan Sở, chủ động, kịp thời xử lý các tình huống khi xảy ra cháy nổ.

đ) Giúp Ban Chỉ huy quân sự của Sở huấn luyện Trung đội tự vệ theo kế hoạch hàng năm của Ban Chỉ huy quân sự quận 3.

e) Hướng dẫn khách đến họp, liên hệ công tác và làm các thủ tục hành chính tại Sở.

g) Theo dõi kiểm tra việc chấp hành nội quy cơ quan, giờ giấc làm việc của công chức cơ quan Sở.

10. Công tác đối ngoại :

a) Tiếp dân và các tổ chức đến liên hệ công tác để hướng dẫn gặp lãnh đạo Sở hoặc các phòng chuyên môn.

b) Đăng ký lịch để Giám đốc, các Phó Giám đốc Sở tiếp dân hàng tuần theo quy định.

c) Phối hợp các phòng, ban chuẩn bị các yêu cầu cần thiết để Giám đốc và các Phó Giám đốc Sở tiếp các cơ quan, đơn vị đến Sở Xây dựng kiểm tra, nghiên cứu, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm.

d) Tiếp khách khi được phân công.

11. Thực hiện các công tác khác theo chỉ đạo và phân công của Giám đốc Sở.