Quy trình Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ bán nhà ở cũ thuộc sở hữu nhà nước theo cơ chế một cửa tại Sở Xây dựng

QUY TRÌNH  

 Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ bán nhà ở cũ thuộc sở hữu nhà nước theo cơ chế một cửa tại Sở Xây dựng

(Ban hành kèm theo Quyết định số 462/QĐ-SXD-VP ngày 01  tháng 4 năm 2016 của Sở Xây dựng)  

 Phần I 

QUY ĐỊNH CHUNG 

I. Cơ chế một cửa tại Sở Xây dựng

Cơ chế một cửa tại Sở Xây dựng là cách thức giải quyết công việc của Sở và đội ngũ công chức trong việc công khai, hướng dẫn thực hiện thủ tục bán nhà ở cũ thuộc sở hữu nhà nước, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả, được thực hiện tại một đầu mối là Tổ Nhận – Trả hồ sơ của Sở Xây dựng.

II. Mục đích

1. Quy định thống nhất trình tự thực hiện công việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ bán nhà thuộc sở hữu nhà nước theo cơ chế một cửa tại Sở Xây dựng.

2. Đảm bảo việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cho công dân được thuận tiện nhất, đúng thời hạn; đồng thời, đảm bảo tính công khai, minh bạch trong giải quyết thủ tục hành chính tại Sở Xây dựng.

III. Phạm vi áp dụng

Quy trình này quy định cụ thể việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả hồ sơ bán nhà ở cũ thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn Thành phố.

Những thủ tục, yêu cầu hành chính sau đây không thuộc phạm vi áp dụng của Quy trình này, gồm:

1. Đơn, thư khiếu nại, tố cáo công chức của Sở vi phạm pháp luật trong quá trình tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả hồ sơ bán nhà ở cũ thuộc sở hữu nhà nước.

2. Đơn kiến nghị, phản ánh của công dân liên quan đến công tác bán nhà ở cũ thuộc sở hữu nhà nước.

IV. Nguyên tắc thực hiện

1. Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đúng thẩm quyền, phạm vi và đúng chức năng, nhiệm vụ được giao.

2. Công khai đầy đủ thông tin, kịp thời về tình trạng giải quyết hồ sơ của công dân.

3. Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho công dân; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ tại Sở Xây dựng, trừ trường hợp do lỗi của người dân.

4. Bảo đảm giải quyết hồ sơ đúng thời hạn, trình tự theo quy định pháp luật.

5. Bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, các phòng trong cơ quan Sở Xây dựng và giữa Sở Xây dựng với các cơ quan, đơn vị khác có liên quan đến việc giải quyết hồ sơ của công dân.

V. Yêu cầu đối với công chức thực hiện Quy trình

1. Tuân thủ đúng quy định pháp luật và Quy trình này trong quá trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả hồ sơ.

2. Có phong cách giao tiếp, ứng xử văn minh, lịch sự, ân cần, tôn trọng người dân, hướng dẫn rõ ràng, đầy đủ, đúng quy định.

VI. Thành phần hồ sơ đề nghị mua nhà ở cũ thuộc sở hữu nhà nước (01 bộ)

1. Đơn đề nghị mua nhà ở cũ thuộc sở hữu nhà nước;

2. Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu đang còn giá trị hoặc Thẻ quân nhân của người đề nghị mua nhà ở; trường hợp là vợ chồng thì phải có thêm bản sao có chứng thực hộ khẩu gia đình hoặc Giấy đăng ký kết hôn;

3. Hợp đồng thuê nhà ở được lập hợp pháp; giấy tờ chứng minh đã nộp đủ tiền thuê nhà ở và chi phí quản lý vận hành nhà ở đến thời điểm nộp hồ sơ đề nghị mua nhà ở.

- Trường hợp người có tên trong hợp đồng thuê nhà ở đã xuất cảnh ra nước ngoài thì phải có văn bản ủy quyền (có xác nhận của cơ quan công chứng hoặc chứng thực theo quy định) cho các thành viên khác đứng tên mua nhà ở; nếu có thành viên có tên trong hợp đồng thuê nhà ở đã chết thì phải có giấy chứng tử kèm theo.

- Trường hợp có thành viên thuê nhà ở khước từ quyền mua và đứng tên trong Giấy chứng nhận thì phải có văn bản khước từ quyền mua, không đứng tên trong Giấy chứng nhận và cam kết không có tranh chấp, khiếu kiện về việc mua bán nhà ở này;

4. Giấy tờ chứng minh thuộc đối tượng được miễn, giảm tiền mua nhà ở (nếu có). 

Phần II

QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT GIÁ BÁN NHÀ Ở CŨ THUỘC SỞ HỮU NHÀ NƯỚC  

I. Tiếp nhận hồ sơ tại Tổ Nhận – Trả hồ sơ thuộc Văn phòng Sở

1. Tiếp nhận Tờ trình đề nghị phê duyệt giá bán nhà ở cũ thuộc sở hữu nhà nước của các đơn vị quản lý vận hành nhà ở thuộc sở hữu nhà nước, kèm hồ sơ đề nghị mua nhà ở cũ thuộc sở hữu nhà nước (theo mục VI, phần I của Quy trình này).

2. Ký nhận, ghi mã số hồ sơ và đóng dấu ngày tiếp nhận hồ sơ, nhập thông tin hồ sơ vào phần mềm quản lý hồ sơ. Trường hợp tiếp nhận hồ sơ bổ sung, chỉ ký nhận, đóng dấu ngày đến và cập nhật thông tin vào mã số hồ sơ cũ.

II. Chuyển hồ sơ

1. Công chức Tổ Nhận – Trả hồ sơ có trách nhiệm lập danh sách hồ sơ đã tiếp nhận (gồm hồ sơ nhận mới và hồ sơ bổ sung), kèm hồ sơ chuyển cho Công chức Phòng Quản lý nhà và công sở để ký nhận; đồng thời, cập nhật thông tin trên phần mềm quản lý hồ sơ để theo dõi.

2. Thời gian chuyển hồ sơ: 11g 00 và 16 giờ 30 các ngày làm việc trong tuần.

III.  Thụ lý hồ sơ

Sau khi nhận hồ sơ, Phòng Quản lý nhà và công sở có trách nhiệm thực hiện các bước sau:

1. Bước 1. Kiểm tra hồ sơ, nếu đủ điều kiện thì lập danh sách trình Hội đồng Xác định giá bán nhà ở để thông qua giá bán, nếu chưa đủ điều kiện, phần xác minh, bổ sung thêm thì Phòng có văn bản trả lời, hướng dẫn đơn vị quản lý vận hành nhà ở thực hiện.

Thời hạn thực hiện là 14 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ do Tổ Nhận – Trả hồ sơ chuyển giao (không tính thời gian chờ họp Hội đồng Xác định giá bán nhà ở thành phố xét duyệt)

- Cán bộ tổng hợp, theo dõi    :         02 ngày

- Chuyên viên thụ lý                :         08 ngày

- Phó Trưởng phòng                :         02 ngày                         

- Trưởng phòng                       :         02 ngày               

2. Bước 2. Sau khi Hội đồng Xác định giá bán nhà ở thông qua, lập Tờ trình trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt giá bán nhà ở cũ thuộc sở hữu nhà nước (kèm danh mục hồ sơ, tài liệu phát hành theo Tờ trình, file word văn bản có liên quan), chuyển Văn phòng Sở trình ký, phát hành; đồng thời, cập nhật tiến độ giải quyết hồ sơ trên phần mềm quản lý hồ sơ.

Thời hạn thực hiện là 05 ngày làm việc kể từ ngày họp Hội đồng Xác định giá bán nhà ở.   

- Cán bộ tổng hợp, theo dõi    :         01 ngày

- Chuyên viên thụ lý                :         02 ngày

- Phó Trưởng phòng                :         01 ngày                         

- Trưởng phòng                       :         01 ngày               

IV. Trình ký, phát hành Tờ trình gửi Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt giá bán

1. Văn phòng Sở tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Quản lý nhà và công sở, để trình ký và cập nhật tiến độ giải quyết hồ sơ trên phần mềm quản lý hồ sơ.

2.  Sau khi Phó Giám đốc Sở phụ trách ký Tờ trình gửi Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt giá bán, Văn phòng Sở cho số văn bản đi, ghi ngày, nhân bản và đóng dấu Tờ trình; scan văn bản đi để lưu trữ trên phần mềm quản lý hồ sơ, cử nhân sự chuyển file và hồ sơ trực tiếp đến Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố.

3. Thời gian thực hiện là 03 ngày làm việc, kể từ ngày Văn phòng Sở nhận hồ sơ từ Phòng Quản lý nhà và công sở. Cụ thể:

- Phó Giám đốc phụ trách       : 1 ½ ngày

- Văn phòng Sở                       : 1 ½ ngày. Trong đó: thời gian trình ký hồ sơ: ½ ngày; thời gian hoàn chỉnh và phát hành hồ sơ: 01 ngày.  

Phần III

QUY TRÌNH KÝ HỢP ĐỒNG BÁN NHÀ Ở CŨ THUỘC SỞ HỮU NHÀ NƯỚC  

I. Tiếp nhận, chuyển thụ lý Quyết định phê duyệt giá bán nhà ở cũ thuộc sở hữu nhà nước

Văn phòng Sở tiếp nhận quyết định của Ủy ban nhân dân Thành phố về phê duyệt giá bán nhà ở cũ thuộc sở hữu nhà nước (có đính kèm hồ sơ) từ Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố, cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý hồ sơ, chuyển 01 bản cho Phòng Quản lý nhà và công sở giải quyết; đồng thời dự thảo và phát hành thư mời, gửi kèm 01 bản cho người mua nhà biết, để liên hệ với Sở Xây dựng ký hợp đồng mua bán nhà ở (Thư mời ghi rõ ngày hẹn đến ký hợp đồng là 10 ngày kể từ ngày phát hành thư mời).

Thời gian thực hiện : 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận quyết định.

II. Dự thảo hợp đồng, phiếu phiếu thanh toán tiền mua nhà và phiếu báo đóng thuế trước bạ.

Sau khi nhận quyết định phê duyệt giá bán nhà ở cũ của Ủy ban nhân dân Thành phố, Phòng Quản lý nhà và công sở lập Tờ trình và dự thảo hợp đồng mua bán, dự thảo và ký phiếu thanh toán tiền mua nhà và phiếu báo đóng thuế trước bạ, cập nhật tiến độ giải quyết trên phần mềm quản lý hồ sơ, chuyển hồ sơ cho Văn phòng Sở trình ký.

Thời gian thực hiện                  : 05  ngày làm việc, cụ thể:

- Cán bộ tổng hợp, theo dõi    :  01 ngày

- Chuyên viên thụ lý                :  02 ngày

- Phó trưởng phòng                 :  01 ngày

- Trường phòng                       :  01 ngày.    

III. Trình ký, phát hành

 1. Văn phòng Sở (Tổ Tổng hợp) trình hồ sơ đến Phó Giám đốc phụ trách ký hợp đồng mua bán nhà ở, cập nhật tiến độ giải quyết trên phần nềm quản lý hồ sơ.

Thời gian thực hiện                  : 02 ngày, cụ thể:

- Phó Giám đốc phụ trách       :  01 ngày

- Văn phòng Sở (Tổ Tồng hợp)        :  01 ngày.

2. Khi người mua nhà ở đến liên hệ ký hợp đồng theo Thư hẹn, Tổ Nhận – Trả hồ sơ thực hiện các bước sau:

- Kiểm tra những người đến ký hợp đồng mua bán nhà ở phải là những người có tên trong quyết định phê duyệt giá bán, (trường hợp không đúng tên người trong quyết định thì phải có hợp đồng ủy quyền hợp lệ).

- Chuyển hợp đồng cho người mua nhà ký tên (ký vào từng trang hợp đồng và ghi rõ họ, tên vào trang cuối hợp đồng),

- Cho số, ghi ngày/tháng/năm vào hợp đồng và chuyển Văn thư đóng dấu.

- Phát hành và yêu cầu người nhận ký tên, xác nhận vào Sổ đã nhận: 02 bản hợp đồng mua bán, 01 phiếu thanh toán tiền mua nhà và 01 phiếu báo đóng thuế để người mua nhà thực hiện nghĩa vụ tài chính.

- Cập nhật tiến độ giải quyết trên phần mềm quản lý hồ sơ; chuyển hồ sơ về Phòng Quản lý nhà và công sở để tiếp tục theo dõi, xử lý sau khi người mua nhà đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính. 

Phần IV

THANH LÝ HỢP ĐỒNG MUA  BÁN NHÀ Ở CŨ THUỘC SỞ HỮU NHÀ NƯỚC 

I. Tiếp nhận hồ sơ tại Tổ Nhận-Trả hồ sơ thuộc Văn phòng Sở

1. Tiếp nhận hồ sơ do người mua nhà nộp, gồm:

- Giấy xác nhận của Chi Cục thuế quận đã hoàn tất nghĩa vụ thuế;

- Biên nhận nộp tiền nhà, đất của Kho Bạc Nhà nước thành phố;

- Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà về mua nhà ở cũ thuộc sở hữu nhà nước.

2. Cấp Biên nhận (hẹn trả kết quả 7 ngày làm việc), cập nhật thông tin trên phần mềm quản lý hồ sơ.

3. Lập danh sách, kèm hồ sơ đã nhận, chuyển Phòng Quản lý nhà và công sở giải quyết. Thời gian chuyển hồ sơ: 11g 00và 16 giờ 30 các ngày làm việc trong tuần.

Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc.

II. Thụ lý hồ sơ

 Phòng Quản lý nhà và công sở kiểm tra và lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán nhà ở, dự thảo công văn gửi Ủy ban nhân dân quận, huyện nơi căn nhà tọa lạc, đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; cập nhật tiến độ giải quyết trên phần mềm quản lý hồ sơ; chuyển Văn phòng Sở trình ký.

Thời gian thực hiện                  :  05 ngày làm việc, cụ thể:

- Cán bộ tổng hợp, theo dõi    :  01 ngày

- Chuyên viên thụ lý                :  02 ngày

- Phó trưởng phòng                 :  01 ngày

- Trường phòng                       :  01 ngày.    

III. Trình ký, phát hành

1. Văn phòng Sở (Tổ Tổng hợp) trình hồ sơ đến Phó Giám đốc phụ trách ký bản thanh lý hợp đồng mua bán nhà ở và công văn gửi Ủy ban nhân dân quận, huyện nơi căn nhà tọa lạc, đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

2. Tổ Nhận – Trả hồ sơ tiếp nhận hồ sơ để phát hành.

3. Khi người mua nhà ở đến liên hệ thanh lý hợp đồng theo Thư hẹn, Tổ Nhận – Trả hồ sơ thực hiện các bước sau:

- Kiểm tra những người đến ký bản thanh lý hợp đồng phải là những người đã ký hợp đồng mua bán nhà ở;

- Chuyển bản thanh lý hợp đồng cho người mua nhà ký tên;

- Cho số, ghi ngày/tháng/năm vào hợp đồng và chuyển Văn thư đóng dấu.

- Phát hành và yêu cầu người nhận ký tên, xác nhận vào Sổ đã nhận bản thanh lý hợp đồng mua bán nhà ở và công văn gửi Ủy ban nhân dân quận, huyện.

- Cập nhật tiến độ giải quyết trên phần mềm quản lý hồ sơ; hoàn trả hồ sơ cho Phòng Quản lý nhà và công sở.

Thời gian thực hiện                  :  02 ngày làm việc, cụ thể:

- Phó Giám đốc phụ trách       :  01 ngày

- Văn phòng Sở                       :  01 ngày.  

Phần V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN     

Chánh Văn phòng Sở, Trưởng phòng Quản lý nhà và công sở,  và các cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện Quy trình này.

Định kỳ hàng tuần, Văn phòng Sở báo cáo cho Giám đốc Sở và Phó Giám đốc phụ trách, về tình hình thực hiện Quy trình này và kết quả nhận – trả hồ sơ, tiến độ giải quyết hồ sơ bán nhà ở cũ thuộc sở hữu nhà nước.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc phát sinh hoặc quy định pháp luật thay đổi, Trưởng phòng Quản lý nhà và công sở có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Văn phòng Sở tổng hợp, báo cáo và đề xuất Giám đốc xem xét, điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung Quy trình này cho phù hợp.                                                        

                                                                             SỞ XÂY DỰNG